A HÉV vasúti pályahálózatán történő közlekedéshez a „Közlekedési engedély kérelem és nyilatkozat” nevű dokumentum hiánytalan kitöltése, majd a hev.idegenvasut [KUKAC] mavcsoport.hu e-mail címre történő továbbítása szükséges a nyilatkozatban feltüntetett járműdokumentumok egyidejű csatolásával. A dokumentum és a kitöltésére vonatkozó útmutató a honlapról letölthető szerkeszthető formátumban.

A dokumentumok benyújtásának határideje a tervezett vasúti közlekedés időpontját megelőző hónap 15. napja. Amennyiben a mellékletek hiányosan vagy pontatlanul kerülnek benyújtásra, úgy Társaságunk a jármű bejövetelére vonatkozó engedélykérelmet elutasíthatja.

Nem a HÉV érdekkörében fellépő közlekedési, szállítási igény esetén a menet lebonyolítása térítésköteles szolgáltatás, melynek mértékéről az Üzemeltető az igény beérkezését követően ad további tájékoztatást.

A „Közlekedési engedély kérelem és nyilatkozat” nevű dokumentum adatai alapján a HÉV a vasúti pályahálózatán való közlekedés műszaki feltételeit megvizsgálja, szükség esetén további adatokat kér be a kérelmezőtől. A vizsgálat eredményeként a pályahálózat Üzemeltetője a közlekedési engedélyben előírja a szükséges korlátozásokat vagy meg is tagadhatja a HÉV hálózatára történő belépést. Amennyiben a korábban megadott adatok (pályaszám, rakomány elhelyezése stb.) nem felelnek meg a valóságnak, úgy az Üzemeltető a közlekedést a helyszínen megtagadja.

Az idegen vasúttársaságok vasúti járműveit olyan személynek kell kísérnie a vonat közlekedése során, aki a járművek műszaki berendezésit ismeri, kezelheti (pl. sík-lejtő váltó) és a jármű helyes és biztonságos megrakásáért felel. A HÉV hálózatra történő behaladás előtt ellenőriznie kell, hogy a rakomány nem mozdult-e el, elhelyezkedése megegyezik-e az idegen vasúttársaság által korábban a „Közlekedési engedély kérelem és nyilatkozat” c. dokumentumban megadottakkal.